教務管理系統(tǒng)作為教育單位一個不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于學校的決策者和管理者來說都是至關重要，所以教務管理系統(tǒng)應為使用者提供充足的信息和快捷的查詢手段。但是人們一直以來都使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件資料，這種管理方式存在著許多缺點：如效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。即使有些學校使用了計算機，但由于操作形式各異、輸入方法不同、定義不統(tǒng)一，這對于管理者和使用者都產(chǎn)生使用上的不便，因此對于管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性、完整性、及時性的要求也就迫在眉急了。