學(xué)生檔案管理系統(tǒng)
1.引言
檔案管理是一項(xiàng)重要性的工作，在不同的歷史時(shí)期產(chǎn)生了不同的、相對(duì)于當(dāng)時(shí)最完備的檔案管理技術(shù)與管理制度。近代檔案學(xué)已經(jīng)是一門(mén)完善的、體系嚴(yán)密的科學(xué)。雖然檔案學(xué)面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是新一代檔案學(xué)尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是目前面臨的問(wèn)題。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案在國(guó)內(nèi)外都已普遍存在，檔案資料的數(shù)字化、光盤(pán)存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索查詢(xún)利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量人、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于學(xué)校的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩?hù)提供充足的信息和快捷的查詢(xún)手段。但一直以來(lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)，如：效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。因此開(kāi)發(fā)一套合理可行的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。
2.國(guó)內(nèi)外現(xiàn)狀
與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)將新興計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)生檔案管理領(lǐng)域起步晚，應(yīng)用程度較為滯后，目前主要用于案卷的總體管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案存儲(chǔ)電子化已成為必然趨勢(shì)。
隨著近年教育事業(yè)的大發(fā)展，各院校不斷擴(kuò)招，檔案信息量劇增，電子文件的大量出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案管理手段已不能適應(yīng)新形勢(shì)，現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行，檔案部門(mén)必須加強(qiáng)自身現(xiàn)代化建設(shè)，才能與學(xué)校改革發(fā)展相適應(yīng)，才能及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地管理好學(xué)生的檔案信息資源。
由于歷史的原因，目前高校檔案管理方面存在設(shè)施落后、原始資料不齊甚至無(wú)檔、信息未及時(shí)歸檔甚至不歸檔等現(xiàn)象。雖然近幾年有較大的改觀，但與高等教育改革和發(fā)展的需要還很不適應(yīng)。目前高校學(xué)生檔案管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂、保管、利用，均依賴(lài)傳統(tǒng)的手工操作技術(shù)，保管條件和保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，很難適應(yīng)高校形勢(shì)發(fā)展的需要。因此大力發(fā)展高校學(xué)生檔案管理工作中的計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)前的一個(gè)重要課題。